目次
株式会社パーソナル・エフシェンシー
管理部 主任
松本 猛 様
千葉県・埼玉県・茨城県を中心に人材派遣・人材紹介サービスを展開する株式会社パーソナル・エフシェンシー様。
以前は自社払いと他社前払いサービス利用の2つの運用で前払いを行っておられましたが、業務工数の多さと複雑なシステム操作に課題を感じ、JOBPAYサービスでの運用に切り替えていただきました。自社対応で給与前払いにかかっていた工数やJOBPAY導入までの経緯、また導入後の効果について管理部の松本 猛様にお話を伺いました。
事業内容や担当されている業務についてお聞かせください
弊社は千葉県・埼玉県・茨城県を中心に人材派遣・人材紹介業を行っており「働きやすい社会、働きたくなる社会」をビジョンに掲げています。若年層からシニアまで幅広い方々が活躍できることをミッションとし、日々働きやすい職場作りに取り組んでいます。
私は労務・経理周りの業務を担当しており、具体的には派遣スタッフの勤怠処理や給与支払い準備、請求書発行業務、他部署の事務処理サポートの分野で働きやすい職場環境の一環として円滑に給与受取を実現する事に注力しています。
元々、給与前払い制度は導入されていたのでしょうか
業界柄、給与前払いはスタッフからのニーズが高いため、スタッフが働きやすい職場には福利厚生の一環として必要だと判断し実施しておりました。
最初は各事務所で現金手渡しの日払い、振込での週払い、来店が難しいスタッフのために他社前払いサービスを運用する3つの方法でした。しかしコロナウイルスの影響で行動制限がかかったので各事務所での現金手渡しは止め、スタッフの銀行口座へ振り込む形に統一し銀行振込と他社前払いサービス利用の形にしていました。
なぜ別のサービスを導入することに至ったのでしょうか
銀行振込にかかる工数の削減と利用していた前払いサービスの操作面・機能面に課題を感じたためです。
コロナウイルスの影響で手渡しから銀行口座へ振り込む体制となりまして、必要な作業が多く締め切りにも追われておりとても煩雑でした。大きくはスタッフからの申請内容の確認と振込作業ですが、それらに不随する作業が細かく時間を要していました。前払い希望者リストの作成などはアナログ業務でしたのでヒューマンエラーが起こり修正するためのイレギュラー業務が発生していました。この状況は担当者の工数が増加することに加えスタッフが前払い金を受け取るまでのタイムラグが発生することにもつながってしまいます。
また、元々導入していた他社の前払いサービスは以前からスタッフ側の操作が複雑という課題が上がっていました。入社してきたスタッフへ説明する担当者も機能が複雑なため理解するのに苦労していましたね。
シンプルなサービス1つにすればスタッフだけでなく社内の改善もできると思い、かつスタッフへの「すぐ受け取れる」というメリットをそのままに、もしくは更に便利になるかと考え当システムを検討しました。
JOBPAY導入の決め手はなんだったのでしょうか
担当者とスタッフともにシンプルに運用、操作できることに魅力を感じました。担当者にとって給与処理は煩雑で工数が多いものでしたが「すぐ受け取れる」という制度を維持したまま担当者の業務を削減するには、シンプルに運用ができる給与前払いサービスを探すしかありませんでした。そんな背景で複数のサービスを選定していたところ、JOBPAYが最もシンプルに運用できるサービスだと知ったのです。また当社の経理システムと連動できるのでよりスムーズに移行できると考えました。
もちろんスタッフの利便性も高いだろうなと感じていました。一度、初期登録をしてしまえばJOBPAYは事前申請が不要で、近くのATMに専用のカードを差し込むだけで前払い金を受け取れます。これは銀行のキャッシュカードと同様の操作ですので誰にでも使いやすいサービスだと考え幅広い年齢層の方が働く弊社にマッチしていると思いました。
JOBPAY導入後の効果はいかがでしょうか
担当者とスタッフ共に利便性が向上したため円滑な給与支払いが実現できています。
事務処理メンバーとしては自分たちの計画どおりに自分たちのペースでいつでもデータのアップロードができますし、今までの経理処理にかかっていた業務を効率化できた為、必要業務に注力する事ができるようになりました。以前よりタイムリーに処理できるようになっており給与支払いのスピードもアップしました。
JOBPAYは想定していたよりも運用工数が少なくシンプルに運用できており日々必要な作業は3ステップだけです。
①現場ごとの勤務日報を確認、勤怠システムへ入力・承認
②勤怠承認が処理済みのCSVファイルを作成
③作成したCSVファイルをJOBPAY管理画面にアップロード
今までは付随する業務が多くスタッフ・経理お互いにやり取りも多く、処理漏れや申請漏れ等の確認に追われて大変でしたが、とてもシンプルになりストレスフリーになりましたね。
JOBPAY導入によりスタッフも以前より小まめに受け取りたいタイミングで引き出す事ができています。JOBPAYの処理がされると通知が行くので安心して貰えるようです。
スタッフも今までよりも速くすぐに前払い金を受け取れるようになった為、福利厚生として働きやすい職場の実現に一歩近づけました。
誰でも急にお金が必要になるときはあります。そんな時に前払い金を受け取るまでに時間を要していたら受け取りたい方の大事な時を逃してしまうかもしれません。
スタッフにとっては「好きな時にすぐ前払い金を受け取れる」ことが大切なんです。
今回は経理、スタッフともにメリットがあると実感しております。
JOBPAYを導入した当初はスタッフから操作に関する質問は受けましたか
時々受けますが負担になるほどではないので問題ないです。
切り替え当初は質問がよくきていましたが一度説明すると以降はスムーズに操作できております。どんなにシンプルに運用できるサービスでも最初から問題なく運用できる訳はありません。あくまでも運用し始めてからどれだけ快適に利用し続けられるかに重きをおく必要があるかと思います。また、サポートセンターもあるので助かります。
現状、特に問題なく運用できているためJOBPAYを導入したことに満足しています。
